Metode persidangan, langkah-langkah
yang ditempuh untuk memperoleh hasil persidangan.
METODE PERSIDANGAN 1
(Tinjauan Komprehensif Untuk Organisasi Formal)
A. Pengertian Persidangan
Sidang : Rapat, Rembuk, Musyawarah dalam situasi formal.
Beda Sidang dengan Diskusi
1. Waktu Perencanaan (Sidang terencana sedangkan diskusi lebih bersifat insidental)
2. Jenis dan Kuantitas Peserta (Sidang harus memenuhi syarat-syarat sahnya sidang)
3. Materi (sidang terdiri dari 1 jenis materi, sedangkan diskusi tidak terbatas)
4. Kekuatan hukum. (Sidang lebih memiliki kekuatan hukum)
B. Hakekat Tekhnik dalam Persidangan
Tekhnik adalah cara bersidang yang sesuai konstitusi atau aturan.
Tujuan memahami Tekhnik dalam bersidang adalah:
Tercapainya keputusan bersama dengan cara yang nikmat dan sah, serta memiliki kekuatan hukum yang lebih untuk dipertahankan dikemudian hari.
C. Bentuk – Bentuk Persidangan
1. Ditinjau dari Jenis Peserta
Rapat Bidang, Rapat Pengurus, Rapat Panitia, Rapat Dewan, Sidang Komisi, Sidang Parlemen dll
2. Ditinjau dari Jenis Keputusan
MUBES, Muktamar, MUSANG, MUSDA, MUSCAB, Rapat Internal, Pleno” dsb.
3. Ditinjau dari Waktu Pelaksanaan
Rapat Harian, Rapat dwimingguan, Rapat Bulanan, dsb
D. Sebuah diskusi memenuhi untuk dikatakan Persidangan kalau…….
1. Terdapat permasalahan
2. Terdapat peserta sidang yang sesuai quorum
3. Adanya petugas persidangan terutama pimpinan sidang
4. Tersedianya kelengkapan sidang yang memadai
5. Terdapat draft atau kesepakatan tekhnis pra-persidangan seperti konvensi ketukan palu.
6. Terdapat keputusan.
E. Arti Strategis dan Nilai dari Persidangan
1. Sebagai alat Pemecahan Masalah
2. Sebagai Pemersatu dalam Dinamika Pemikiran
3. Ciri khas masyarakat intelektual
F. Mengapa Sidang Butuh Etika Khusus?
· Menekan kemunculan pendapat yang bersifat subjektif
· Menghindari timbulnya masalah baru
· Menjaga agar proses persidangan tetap pada garis penyelesaian masalah, bukan adu argumen”.
· Melahirkan keputusan yang dapat dipertanggungjawabkan semua peserta sidang
· Demi kenyamanan bersidang
Hakekat Etika : adalah mencakup tata cara berinteraksi yang sopan, serta menjalankan Tekhnik dalam Persidangan.
G. Istilah – istilah dalam Persidangan
1. Pending, adalah menghentikan sidang sejenak dikarenakan terdapat kendala tekhnis atau prinsip.
Contoh ; makan, shalat, kebakaran dsb.
2. Skorsing, adalah menghentikan sidang sejenak untuk melakukan lobying, dikarenakan sulitnya mencapai kesepakatan antar peserta sidang yang berseteru.
3. Lobying, merupakan proses diskusi antar peserta sidang diluar pengaturan pimpinan sidang.
4. Pencerahan, merupakan upaya seorang peserta sidang untuk meluruskan kesalahfahaman yang terjadi antara peserta sidang yang lain.
5. Voting, merupakan prosesi pengambilan keputusan berdasarkan suara terbanyak setelah jalan musyawarah mengalami kebuntuan.
6. Quorum, merupakan syarat sebelum persidangan dimulai, agar keputusan dapat dianggap sah.
7. Interupsi, yaitu memotong pembicaraan orang lain.
a. Interupsi Poin of Order
Dilakukan jika terdapat disfungsi peserta sidang (termasuk petugas” sidang) yang dianggap mengganggu jalannya persidangan.
b. Interupsi Poin of Clarification
Dilakukan jika terdapat penyampaian pendapat atau informasi yang butuh klarifikasi.
c. Interupsi Poin of Information
Dilakukan untuk menyampaikan informasi tambahan yang dianggap membantu maupun informasi yang sifatnya tehnis.
d. Interupsi Poin of Personal Previllage
Dilakukan jika terdapat pendapat yang terlalu menyudutkan pihak tertentu, diluar substansi permasalahan
Catatan
· Tidak ada interupsi diatas interupsi
· Tidak ada interupsi disaat sunyi”
· Pimpinan sidang menguasai sirkulasi penyampaian pendapat
--------------------------
Persidangan adalah sebuah media atau tempat untuk merumuskan suatu permasalahan yang muncul dalam suatu komunitas yang didalamnya
mutlak terdapat beberapa perbedaan faham dan kepentingan yang dimilikinya. Persidangan juga dibuat dalam rangka merumuskan hal-hal yang menjadi kebutuhan sebuah kelompok/organisasi dalam menjalankan tata kerja organisasi tersebut. Persidangan itu sendiri dibuat melalui mekanisme-mekanisme yang telah dibuat sebelumnya.
Mekanisme yang ada didalam persidangan ini berfungsi untuk menjaga keteraturan setiap elemen yang ada didalam sidang tersebut agar persidangan dapat berjalan lancar secara harmonis dan kondusif.
Demi kelancaran sebuah persidangan, hendaknya didukung oleh beberapa perangkat-perangkat yang ada didalamnya, diantaranya adalah :
1. Pimpinan sidang adalah Pimpinan sidang adalah orang-orang yang telah ditunjuk sebelumnya oleh peserta sidang yang mempunyai tugas untuk mengarahkan sidang dan ,menetapkan hasil keputusan yang telah disepakati oleh seluruh peserta sidang. Pimpinan sidang biasanya terdiri dari 3 (tiga) orang, yakni pimpinan sidang ketua; pimpinan sidang sekretaris (notulen) yang bertugas untuk mencatat segala ketetapan yang telah disepakati dalam persidangan untuk kemudian diarsipkan; dan pimpinan sidang anggota yang mendampingi kedua pimpinan sidang ketua dan pimpinan sidang sekretaris.
2. Materi sidang adalah materi/konsep permasalahan yang akan dibahas didalam persidangan. Materi ini merupakan rangkuman dari beberapa pokok-pokok permasalahan yang ada dalam tubuh organisasi tersebut.
3. Peserta sidang adalah peserta yang mengikuti proses persidangan yang merupakan anggota dari organisasi tersebut. Peserta sidang ini nantinya merupakan penentu setiap kebijakan/keputusan dari permasalahan yang dibahas dalam persidangan.
Perangkat pendukung lainnya adalah palu siding, alat tulis menulis dan pengeras suara.
Adapun beberapa jenis ketukan palu sidang yang dilakukan oleh pimpinan sidang ketua yakni : ketukan palu 1 kali, dilakukan untuk menyepakati keputusan forum. ketukan palu 2 kali, dilakukan untuk menskorsing/pending siding. ketukan palu 3 kali, dilakukan untuk menetapkan hasil keputusan forum (konsideran) dari tiap agenda sidang.
METODE PERSIDANGAN 1
(Tinjauan Komprehensif Untuk Organisasi Formal)
A. Pengertian Persidangan
Sidang : Rapat, Rembuk, Musyawarah dalam situasi formal.
Beda Sidang dengan Diskusi
1. Waktu Perencanaan (Sidang terencana sedangkan diskusi lebih bersifat insidental)
2. Jenis dan Kuantitas Peserta (Sidang harus memenuhi syarat-syarat sahnya sidang)
3. Materi (sidang terdiri dari 1 jenis materi, sedangkan diskusi tidak terbatas)
4. Kekuatan hukum. (Sidang lebih memiliki kekuatan hukum)
B. Hakekat Tekhnik dalam Persidangan
Tekhnik adalah cara bersidang yang sesuai konstitusi atau aturan.
Tujuan memahami Tekhnik dalam bersidang adalah:
Tercapainya keputusan bersama dengan cara yang nikmat dan sah, serta memiliki kekuatan hukum yang lebih untuk dipertahankan dikemudian hari.
C. Bentuk – Bentuk Persidangan
1. Ditinjau dari Jenis Peserta
Rapat Bidang, Rapat Pengurus, Rapat Panitia, Rapat Dewan, Sidang Komisi, Sidang Parlemen dll
2. Ditinjau dari Jenis Keputusan
MUBES, Muktamar, MUSANG, MUSDA, MUSCAB, Rapat Internal, Pleno” dsb.
3. Ditinjau dari Waktu Pelaksanaan
Rapat Harian, Rapat dwimingguan, Rapat Bulanan, dsb
D. Sebuah diskusi memenuhi untuk dikatakan Persidangan kalau…….
1. Terdapat permasalahan
2. Terdapat peserta sidang yang sesuai quorum
3. Adanya petugas persidangan terutama pimpinan sidang
4. Tersedianya kelengkapan sidang yang memadai
5. Terdapat draft atau kesepakatan tekhnis pra-persidangan seperti konvensi ketukan palu.
6. Terdapat keputusan.
E. Arti Strategis dan Nilai dari Persidangan
1. Sebagai alat Pemecahan Masalah
2. Sebagai Pemersatu dalam Dinamika Pemikiran
3. Ciri khas masyarakat intelektual
F. Mengapa Sidang Butuh Etika Khusus?
· Menekan kemunculan pendapat yang bersifat subjektif
· Menghindari timbulnya masalah baru
· Menjaga agar proses persidangan tetap pada garis penyelesaian masalah, bukan adu argumen”.
· Melahirkan keputusan yang dapat dipertanggungjawabkan semua peserta sidang
· Demi kenyamanan bersidang
Hakekat Etika : adalah mencakup tata cara berinteraksi yang sopan, serta menjalankan Tekhnik dalam Persidangan.
G. Istilah – istilah dalam Persidangan
1. Pending, adalah menghentikan sidang sejenak dikarenakan terdapat kendala tekhnis atau prinsip.
Contoh ; makan, shalat, kebakaran dsb.
2. Skorsing, adalah menghentikan sidang sejenak untuk melakukan lobying, dikarenakan sulitnya mencapai kesepakatan antar peserta sidang yang berseteru.
3. Lobying, merupakan proses diskusi antar peserta sidang diluar pengaturan pimpinan sidang.
4. Pencerahan, merupakan upaya seorang peserta sidang untuk meluruskan kesalahfahaman yang terjadi antara peserta sidang yang lain.
5. Voting, merupakan prosesi pengambilan keputusan berdasarkan suara terbanyak setelah jalan musyawarah mengalami kebuntuan.
6. Quorum, merupakan syarat sebelum persidangan dimulai, agar keputusan dapat dianggap sah.
7. Interupsi, yaitu memotong pembicaraan orang lain.
a. Interupsi Poin of Order
Dilakukan jika terdapat disfungsi peserta sidang (termasuk petugas” sidang) yang dianggap mengganggu jalannya persidangan.
b. Interupsi Poin of Clarification
Dilakukan jika terdapat penyampaian pendapat atau informasi yang butuh klarifikasi.
c. Interupsi Poin of Information
Dilakukan untuk menyampaikan informasi tambahan yang dianggap membantu maupun informasi yang sifatnya tehnis.
d. Interupsi Poin of Personal Previllage
Dilakukan jika terdapat pendapat yang terlalu menyudutkan pihak tertentu, diluar substansi permasalahan
Catatan
· Tidak ada interupsi diatas interupsi
· Tidak ada interupsi disaat sunyi”
· Pimpinan sidang menguasai sirkulasi penyampaian pendapat
--------------------------
Persidangan adalah sebuah media atau tempat untuk merumuskan suatu permasalahan yang muncul dalam suatu komunitas yang didalamnya
mutlak terdapat beberapa perbedaan faham dan kepentingan yang dimilikinya. Persidangan juga dibuat dalam rangka merumuskan hal-hal yang menjadi kebutuhan sebuah kelompok/organisasi dalam menjalankan tata kerja organisasi tersebut. Persidangan itu sendiri dibuat melalui mekanisme-mekanisme yang telah dibuat sebelumnya.
Mekanisme yang ada didalam persidangan ini berfungsi untuk menjaga keteraturan setiap elemen yang ada didalam sidang tersebut agar persidangan dapat berjalan lancar secara harmonis dan kondusif.
Demi kelancaran sebuah persidangan, hendaknya didukung oleh beberapa perangkat-perangkat yang ada didalamnya, diantaranya adalah :
1. Pimpinan sidang adalah Pimpinan sidang adalah orang-orang yang telah ditunjuk sebelumnya oleh peserta sidang yang mempunyai tugas untuk mengarahkan sidang dan ,menetapkan hasil keputusan yang telah disepakati oleh seluruh peserta sidang. Pimpinan sidang biasanya terdiri dari 3 (tiga) orang, yakni pimpinan sidang ketua; pimpinan sidang sekretaris (notulen) yang bertugas untuk mencatat segala ketetapan yang telah disepakati dalam persidangan untuk kemudian diarsipkan; dan pimpinan sidang anggota yang mendampingi kedua pimpinan sidang ketua dan pimpinan sidang sekretaris.
2. Materi sidang adalah materi/konsep permasalahan yang akan dibahas didalam persidangan. Materi ini merupakan rangkuman dari beberapa pokok-pokok permasalahan yang ada dalam tubuh organisasi tersebut.
3. Peserta sidang adalah peserta yang mengikuti proses persidangan yang merupakan anggota dari organisasi tersebut. Peserta sidang ini nantinya merupakan penentu setiap kebijakan/keputusan dari permasalahan yang dibahas dalam persidangan.
Perangkat pendukung lainnya adalah palu siding, alat tulis menulis dan pengeras suara.
Adapun beberapa jenis ketukan palu sidang yang dilakukan oleh pimpinan sidang ketua yakni : ketukan palu 1 kali, dilakukan untuk menyepakati keputusan forum. ketukan palu 2 kali, dilakukan untuk menskorsing/pending siding. ketukan palu 3 kali, dilakukan untuk menetapkan hasil keputusan forum (konsideran) dari tiap agenda sidang.
Satu kenyataan yang tidak bisa kita ingkari adalah bahwa sekian ribu juta manusia di muka bumi, pada dasarnya hanya diatur dan dikendalikan oleh segelintir orang, tidak lebih dari perseribu jumlah mereka. Hal ini dapat dilihat, manakala satu resolusi akan diambil oleh Perserikatan Bangsa-Bangsa (PBB) di New York pada sebuah sidang PBB. Begitu juga dengan Indonesia, 220 juta penduduknya diatur oleh mereka yang kurang lebih seribu orang, yang duduk sebagai anggota legislatif/anggota dewan, melalui mekanisme persidangan yang bermacam-macam. Dengan demikian, berlangsungnya proses persidangan, dimanapun berada, memiliki makna yang begitu mendalam dan menentukan bagi proses berlangsungnya sebuah lembaga atau organisasi.
Kata “sidang”, tentu bukan hal yang asing bagi kita. Sering kita mendengar atau membaca mengenai kata sidang ini. Tapi apa sebenarnya arti dari sidang ini??. Dalam sebuah kegiatan Musyawarah Mahasiswa, kata sidang tidak jauh berbeda artinya dengan Musyawarah. Yang membedakan adalah dalam sebuah persidangan, permasalahan yang akan dibahas biasanya ada dalam bentuk tertulisnya (draft tertulis). Selain itu, dalam persidangan biasanya ada aturan baku atau formal yang mengatur jalannya persidangan. Sederhananya, Sidang adalah Musyawarah yang formal. Ada juga yang mengartikan sidang sebagai sebuah pertemuan untuk membicarakan sesuatu (untuk lebih jelas lihat lagi dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia).
Setiap permusyawaratan dalam sebuah organisasi formal pasti membutuhkan persidangan-persidangan. Hal ini dilakukan secara fokus dan berimbang untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Keputusan terbaik pada akhirnya akan lahir dari pemahaman dan ketaatan terhadapaturan didalam sebuah persidangan.
Persidangan didefinisikan sebagai pertemuan formal sebuah organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan yang dijadikan sebagai sebuah Ketetapan bersama. Keputusan dari persidangan ini akan mengikat kepada seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini sifatnya final sehingga berlaku bagi yang setuju ataupun yang tidak, hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan berlangsung.
Aturan Umum Sebuah Persidangan
1. Draft Tertulis
Kumpulan lembaran-lembaran tertulis (legal & formal) yang dibutuhkan dalam suatu persidangan.
- Tata Tertib Sidang : berisi aturan-aturan yang menjadi acuan jalannya persidangan. Tata tertib memuat kriteria peserta, hak dan kewajiban peserta, sanksi-sanksi, dan mekanisme lainnya.
- Agenda Sidang : berisi susunan acara atau susunan pokok pembicaraan atau persoalan-persoalan yang akan dibahas dalam suatu persidangan.
- Anggaran Dasar & Anggaran Rumah Tangga : lembar konstitusional suatu organisasi/lembaga.
- Lembar-lembar lain yang menunjang persidangan.
a. Peserta Penuh
¨ Hak peserta penuh :
- Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
- Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan
- Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan
- Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan
- Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
- Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan
¨ Hak Peninjau : hak bicara
¨ Kewajiban Peninjau:
- Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
- Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan
- Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah sesuai tata tertib yang disepakati
- Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya persidangan seperti aturan yang disepakati peserta
- Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib persidangan
Panitia yang bertugas sebagai fasilitator terhadap terselenggaranya persidangan dari awal hingga akhir. Panitia inilah yang berperan secara teknis menyiapkan kebutuhan-kebutuhan untuk suatu persidangan
5. Ketukan Palu
Ketukan satu kali menandakan pengesahan satu putusan dan biasanya digunakan pula untuk menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.
Ketukan dua kali untuk menskoring atau menunda sidang (pending) sementara karena alasan tertentu yang disetujui oleh forum. Skorsing/pending dilakukan dengan mekanisme 2 X a menit.
Ketukan tiga kali untuk membuka atau menutup sidang.
ATURAN KETUKAN PALU dan kondisi-kondisi lain :
Ø1 kali ketukan
a.Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.
b.Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang poin perpoin (keputusan sementara).
c.Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.
d.Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama sehingga peserta sidang tidak perlu
meninggalkan tempat sidang.
e.Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.
2 kali ketukan :
Untuk menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu yang cukup lama, misalnya istirahat, lobying,
sembahyang,makan.
Skorsing ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu.
Lobying ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan
3 kali ketukan :
a.Membuka/menutup sidang atau acara resmi.
b.Mengesahkan keputusan final /akhir hasil sidang.
Contoh kalimat yang dipakai oleh Presidium Sidang
1.Membuka sidang
“Dengan mengucap Bismilahirahmanirahim, sidang pleno I saya nyatakan dibuka. “ tok…….tok…….tok
2Menutup sidang
“Dengan mengucap Alhamdulillahriabilalamin, sidang pleno I saya nyatakan ditutup.” Tok……..tok……..tok
3. Mengalihkan pimpinan sidang
“Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan dari presidium ...kepada presidium...” tok.
4Mengambil alih pimpinan sidang
“Saya terma pimpinan sidang dari pesidium ...,Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih “ tok
5 Menskorsing sidang
“Dengan ini sidang saya skorsing selama 15 menit” tok……….tok.
6Mencabut skorsing
“Dengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan“ tok…….tok
.
7Memberi peringatan kepada peserta sidang
Tok………. “Peserta sidang harap tenang !”
QUORUM DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN
1.Persidangan dinyatakan syah/quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya ½ n + 1 dari peserta yang terdaftar
pada Panitia (OC)
2.Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil diambil melalui suara terbanyak
(½ + 1) dari peserta yang hadir di persidangan
3.Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara seimbang, maka dilakukan lobbying sebelum
dilakukan pemungutan suara ulang
Catatan: umum teknis (pelaksanaan)
Ø1 kali ketukan
a.Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.
b.Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang poin perpoin (keputusan sementara).
c.Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.
d.Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama sehingga peserta sidang tidak perlu
meninggalkan tempat sidang.
e.Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.
2 kali ketukan :
Untuk menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu yang cukup lama, misalnya istirahat, lobying,
sembahyang,makan.
Skorsing ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu.
Lobying ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan
3 kali ketukan :
a.Membuka/menutup sidang atau acara resmi.
b.Mengesahkan keputusan final /akhir hasil sidang.
Contoh kalimat yang dipakai oleh Presidium Sidang
1.Membuka sidang
“Dengan mengucap Bismilahirahmanirahim, sidang pleno I saya nyatakan dibuka. “ tok…….tok…….tok
2Menutup sidang
“Dengan mengucap Alhamdulillahriabilalamin, sidang pleno I saya nyatakan ditutup.” Tok……..tok……..tok
3. Mengalihkan pimpinan sidang
“Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan dari presidium ...kepada presidium...” tok.
4Mengambil alih pimpinan sidang
“Saya terma pimpinan sidang dari pesidium ...,Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih “ tok
5 Menskorsing sidang
“Dengan ini sidang saya skorsing selama 15 menit” tok……….tok.
6Mencabut skorsing
“Dengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan“ tok…….tok
.
7Memberi peringatan kepada peserta sidang
Tok………. “Peserta sidang harap tenang !”
QUORUM DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN
1.Persidangan dinyatakan syah/quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya ½ n + 1 dari peserta yang terdaftar
pada Panitia (OC)
2.Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil diambil melalui suara terbanyak
(½ + 1) dari peserta yang hadir di persidangan
3.Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara seimbang, maka dilakukan lobbying sebelum
dilakukan pemungutan suara ulang
Catatan: umum teknis (pelaksanaan)
Komentar